預約資料分散
紙本、電話與訊息往返難以集中，受訪人、時間與來訪目的也不容易快速查詢。
VISITOR MANAGEMENT SYSTEM
從預約、審核到通行，
每一次來訪都有清楚流程。
把訪客資料、內部審核、QR Code 邀請、現場報到、到訪通知與來訪紀錄放進同一套流程。系統可以獨立運作，也能與會議室、門禁及既有系統協同使用。
2 處導入實際訪客管理經驗
雲端／本機配合企業資訊架構
模組化整合獨立使用或跨系統串聯
VISITOR JOURNEY4 STEPS · TRACKED
VISITOR王小姐9/18 · 10:30
- 01預約資料已送出✓
- 02審核主辦人已核准✓
- 03憑證QR Code 已建立✓
- 04抵達等待現場報到→
ACCESS WINDOW10:15—12:00指定門區・單次通行
ARRIVAL EVENT報到完成後，自動通知被訪人
WHY IT MATTERS
不只是登記訪客，
而是建立完整的來訪流程。
不同場域可以從單純的訪客預約開始，再依安全、接待與管理需求逐步加入審核、憑證、門禁與通知。
審核與通行脫節
核准來訪後仍要人工通知櫃台或保全，臨時權限、門區與有效時間容易重複處理。
抵達後缺少追蹤
訪客是否抵達、已進場或已離場不夠清楚，異常事件與歷史紀錄也難以回溯。
VISITOR JOURNEY
從來訪前到離場後，
每一步都有狀態。
- 01建立預約
填寫訪客、被訪人、日期與來訪目的
- 02內部審核
依組織規則核准、退回或取消
- 03發送邀請
建立 QR Code 與有效時間
- 04抵達報到
由櫃台、Kiosk 或整合設備驗證
- 05完成與留存
簽退、失效並保留可追溯紀錄
CORE MODULES
標準功能可以獨立使用，
也能依場域逐步整合。
訪客不一定參與會議；系統可單獨建立來訪流程。若為會議訪客，也能與主辦人、會議時間與房間資料建立關聯。
訪客預約
由員工代為建立，或由訪客預先登記來訪時間、被訪人、目的與必要聯絡資料。
審核與邀請
依組織流程完成內部審核，核准後建立訪客邀請與有效期間。
QR Code 憑證
支援單次或多次使用、到期失效、狀態查詢與必要時即時撤銷。
櫃台／Kiosk 報到
支援抵達報到、簽退、訪客證管理與來訪紀錄查詢，減少紙本往返。
到訪通知
訪客抵達後依設定通知被訪人，讓接待流程更即時，也保留事件紀錄。
門禁與通行整合
可依審核結果，向既有門禁申請指定門區與有效時間內的臨時通行權限。
PRODUCT INTERFACE
管理者、申請人與現場人員，
各自看到需要的資訊。
以下介面呈現預約、憑證與稽核等主要操作方向；正式欄位與流程可依組織、角色及場域需求調整。
畫面為系統功能介面與示範資料；正式內容依導入範圍設定。
MODULAR INTEGRATION
系統各自負責，
需要時再彼此協同。
訪客系統管理來訪流程與臨時權限申請；門禁系統保留最終通行判斷；會議室與第三方系統則透過標準事件交換資料。這樣既能整合，也不破壞既有管理權責。
BUSINESS SYSTEMS會議室／HR／會員系統提供人員、會議或組織資料
→VISITOR PLATFORM預約・審核・QR・報到API／Webhook 與事件紀錄
→FIELD SYSTEMS門禁／車牌／櫃台設備依場域規則驗證與放行
DEPLOYMENT OPTIONS
選擇適合資訊架構的部署方式。
先確認場址、訪客量、櫃台或 Kiosk 端點、審核流程、通知管道與既有門禁，再決定標準導入或整合範圍。
雲端 SaaS
適合希望快速上線、由雲端平台提供持續運作與標準更新的組織。
- 依場址規劃
- 含標準遠端維護
- 可增加櫃台／Kiosk 端點
本機部署
適合需配合內網、既有身分系統、資料治理或特殊資安要求的場域。
- 永久授權方案
- 部署與技術移轉
- 年度維護可依需求規劃
專案整合
依現場流程串接門禁、車牌辨識、AD、通知或其他第三方系統。
- 先確認 API 與設備型號
- 依門區與規則盤點
- 客製範圍另行評估
FAQ
常見問題
訪客預約一定要和會議室系統一起使用嗎？＋
不用。訪客預約可以獨立建立、審核、報到與簽退；如為會議訪客，再與會議資料建立關聯。
可以和既有門禁系統整合嗎？＋
可以先依門禁品牌、控制器、API、門區與權限規則進行評估。整合後仍由門禁系統保留最終通行判斷。
是否支援 QR Code 與車牌辨識？＋
QR Code 是訪客憑證的標準應用之一；車牌辨識屬於可評估的場域整合項目，需依設備與通行流程確認。
可以部署在公司內部嗎？＋
可以。產品提供雲端 SaaS 與本機部署方向，實際架構會依資安、網路、資料庫與備份要求確認。
START WITH YOUR VISITOR FLOW
先告訴我們訪客怎麼進來，
再一起設計更順的流程。
準備場址、訪客量、審核方式、櫃台端點與既有門禁資訊，我們就能協助整理第一階段導入範圍。